企业文档管理办法

　　其实在一个公司里，员工电脑里面所存放的文件数量是远远超出领导所知道的，这样很难确保公司文件的安全性，例如有恶意删除的、任意篡改、利用U盘拷贝带走或者文件被又看等等，这于员工自己或者公司来说都是莫大的损失。这种情况下，安装一个好的文件管理系统就是公司的必要选择了。

　　第一，就是要将员工电脑中存放的文档文件同时也存储到公司的网络服务器上TeamDoc文档管理器会把文件都存储在公司指定的服务器上，并且被安全加密。直接导入或者拖拽到管理系统内就可以保存在服务器上。

　　其次，对文件分门别类的划分，由部门不同，文件类型不同，还有员工层级不同，对文件就会有不同的存放地址，以方便管理者或者员工进行搜索查找。简单举一个例子：公司老总需要发文给所有中层干部，在TeamDoc文档管理系统平台上，只需点一下“中层干部”群组，所有中层干部登录后将能看到这份文件，更重要的是，公司老总可以知道这份文件被谁在什么时间看过了，谁还没有看。那么对于员工来说，员工小李将自己编制好的报表发送给财务部的同事，这个时候小李可以在“财务部”找到对应员工的名字，将文件共享给对方之后，并且设置这个文件能否被打印、复制、编辑等等。

　　那么最后就是文件在系统内能够安全不泄露。之前有说到，文件在系统内被编辑查看过的记录都是会被管理者看见并被实时记录的，记录文档产生的具体时间和编辑者，在何时被何人进行编辑修改，产生了几个历史版本，何人在何时拷贝或者打印此文档，到最后文档被安全删除，文档的整个生命周期都被完整记录和管制。TeamDoc采用二级密钥进行加密，基于windows内核编程技术实现控制，采用具有网亚自主知识产权的基于TCP/IP协议的高强度加密通讯协议通讯。TeamDoc系统管理员工作界面不涉及任何文档，系统管理员所做的仅仅是设置用户，设置部门等操作，即使是系统管理员也绝对没有办法看到不属于他看的文档。而且系统管理员所做的每一步都是被日志详细记录并可被调阅的。

　　Teamdoc文档管理系统不是纯粹的文档编辑软件，软件是集文档编辑和文档管理为一体的，适应当代企业内部管理要求的一款软件，并且适应了当代社会信息化发展的需求。Teamdoc文档管理系统的安全性、时效性、可管理性决定了文档管理软件的潮流。