文件加密储存，电子文档需集中管理部署方案

 

在当今数字化的时代，文件管理和储存已经成为许多企业和个人必须面对的重要任务。随着越来越多的电子文档被创建和共享，保护这些敏感信息的安全和保密性就变得尤为重要。

 

为了解决这个问题，许多企业采用了文件加密储存的方案，以确保他们的数据不被未经授权的人员访问。这种加密储存方案能够帮助企业实现数据保护和风险管理，从而避免数据泄露和其他安全问题。

 

除了加密储存，集中管理和部署电子文档也是非常必要的。企业需要在中央存储库中存储和管理所有电子文档，以确保文档可以被快速和方便地访问和共享。这种集中式管理和部署方案还能够提高工作效率和生产力，从而使企业更加竞争力强大。

 

文档集中管理加密存储带来的一个问题是，如何防止人为因素造成的企业数据泄露？最近信息部发现很多数据泄露都源自于简单的人为错误，员工无意或者恶意的泄露公司的机密文档，这意味着电子文档集中控管、数据访问权限控制在保护企业重要信息方面发挥着关键作用。TeamDoc文档管理软件以“事前主动防御、事中及时控制、事后及时追踪、全面杜绝泄密”为设计理念，以加密技术为核心，结合多种网络信息安全技术，建立完善的企业文档管理解决方案。

 

文档管理软件部署方案应从以下几点考虑：

(一) 企业先将各部门电子文档进行分类,对“涉密数据”进行定义，确定哪些电子文档需要保护追踪；

(二) 确定涉密数据在企业系统中的存放位置，企业应清楚确定有多少数据存放在员工的计算机、公司的服务器或数据库等；

(三) 清楚掌握数据的位置，便能为数据的流出、流入提供实时的监控及保护，包括复制粘贴，打印，电子邮件，即时消息等途径发放的资料；

(四) 数据泄漏很多时都是人为所致，因此企业必须制定员工传送机密文档和编辑电子文档的权限；

(五) 企业亦需监控数据被送达的地方是否安全，如商业伙伴或网上电子邮件等；

(六) 最后，企业必需注意员工运用什么途径传送电子文档，这些途径包括所有移动储存硬盘和通讯工具传送等。

 

TeamDoc文档管理软件部署方案：　

 

（一）文档集中加密储存，消除涉密文档分散存储带来的安全隐患

部署TeamDoc电子文档集中管理平台后，所有员工机上的文档都加密储存在服务器电脑上，防止涉密文档外泄，同时起到一个集中备份的功能，有效的遏制恶意删除重要文档，保证了文档储存的安全性。

 

（二）文档进行清晰的权限划分

部署TeamDoc文档加密软件可以设定文件访问权限，根据设定的权限等级进行分级设定，比如经理可以对信息部长设定权限，信息部长可以对网管设定权限，网管可以对员工设定权限。并且在特殊情况下可以收回指定权限。权限进行明确细分，此文档可查看可编辑，可查看不可编辑，可编辑不可拷贝，可编辑可拷贝，是否可打印，是否可删除等。

 

（三）在统一的服务器上进行安全共享和协同编辑

文档在服务器上进行权限设置后，哪些员工可以共享此文件，避免了传统网上邻居文件共享带来的不安全因素。有权限的员工在服务器上都可以清晰的看见文档，轻松实现协同编辑，体验员工间相互合作带来的成效。

 

（四）实现文档整个生命周期的控管

TeamDoc文档加密软件可以实现版本全方位追踪，记录文档产生的具体时间和编辑者，在何时被何人进行编辑修改，产生了几个历史版本，何人在何时拷贝或者打印此文档，到最后文档被安全删除，文档的整个生命周期都被完整记录和管制。

 

综上所述，TeamDoc文件加密储存和集中管理部署方案已成为企业保护敏感信息和提高生产力的重要手段。通过采用这些方案，企业可以确保数据的安全性、完整性和可用性，并能够更加高效地管理和共享电子文档。此外，随着技术的不断发展，这些方案也将不断演化和改进，为企业带来更多的便利和收益。

 

因此，建议企业在实施这些方案时，要根据自身的需求和实际情况进行合理的选择和部署。同时，也应加强对员工的培训和意识教育，提高他们对数据安全和保密的意识和认识，从而确保文件管理和储存的安全和可靠性A。

TeamDoc软件界面（点击可放大）