企业文档管理工作的挑战与转变

随着数字化时代的到来，企业文档管理面临着前所未有的挑战和变革。传统的纸质文档已经不能满足企业的日益增长的信息化需求，而各种形式的数字化文档则带来了新的管理难题。因此，企业文档管理的挑战和转变已成为当前企业信息化建设的重要议题之一。

首先，企业文档管理面临着数量庞大、种类繁多的文档信息。随着企业规模的扩大和业务范围的增加，企业需要处理的文档数量也越来越多。此外，文档的种类也越来越丰富，包括文本、图片、视频、音频等多种形式。如何对这些文档进行有效的管理和分类，成为了企业文档管理面临的首要挑战。

其次，企业文档管理需要考虑文档的安全性和保密性。企业文档中可能包含重要的商业机密、客户信息等敏感信息，因此需要进行严格的访问控制和权限管理。同时，还需要采取相应的加密措施，以确保文档的安全性和保密性。但是，在保证文档安全的同时，也需要保证文档的高效使用和共享，这需要企业在文档管理的策略和方法上做出更加精细和细致的调整和规划。

除此之外，企业文档管理还需要考虑文档的生命周期管理。文档的生命周期包括文档的创建、存储、修改、审批、发布、归档等各个环节。在不同的阶段，需要采取不同的管理策略和方法。例如，在文档的审批和发布阶段，需要进行严格的流程控制和质量控制，以确保文档的准确性和规范性；在文档的归档阶段，需要考虑文档的长期保存和管理，以满足企业的法律、合规和历史记录等要求。

综上所述，企业文档管理面临着众多的挑战和转变，需要企业在信息化建设和管理方面做出更加精细和细致的规划和布局。具体而言，企业文档管理工作面临如下几点挑战：

挑战一：文档管理从实态管理向虚态管理转变

随着企业信息化的发展，文档管理也迎来了一次革命，对传统文档管理方式进行了超越。在过去，档案管理员是每个部门必不可少的职位，他们负责保管企业内部文档，并将它们放置在一个超大的办公室的书架上进行编号整理，调阅时则需要根据编号进行查找。如今，这种传统的文档管理方式已成为历史，只有在图书馆才能看到这样的场景。相较于传统文档，电子文档更具有先进性、神秘性和虚拟性，可以说是文档存在方式与发展的高级形态。现在，企业内部文档大多以电子文档的形式保存在员工电脑硬盘或者公司的服务器上。

挑战二：文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性

在传统文档中，纸张是主要载体，可以直接阅读，文档管理员只需注意纸张防蛀和防火等工作。然而，电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁盘、光盘等载体上，其数字化信息形态决定了文档信息在存储过程中需要编码，在检索和阅读过程中需要解码，这一切都需要借助于一定的软硬件系统。否则，电子文档将无法产生，也无法阅读。不幸的是，计算机系统环境变化莫测，硬件损坏的概率也很高。因此，明智的员工养成了每天备份电脑上的重要资料的习惯，只是有时难免会忘记备份。此外，即使文档看起来保存完好，也有可能由于环境变化无法读取，这些都是再正常不过的事情。

挑战三：传统电子文档的生存环境存在安全隐患

网络攻击：文档通过互联网传输时，可能会受到黑客攻击、病毒感染、木马等恶意程序的入侵。
存储介质损坏：电子文档通常存储在硬盘、U盘、光盘等介质上，这些存储介质可能会出现损坏、数据丢失等问题，导致文档信息无法恢复。
误删除：由于员工操作失误，可能会将重要的文档信息误删除，导致文档信息丢失。
泄密：如果文档信息中包含敏感信息，一旦被不当的人员窃取或泄漏，就会造成严重的后果。
数据篡改：文档信息在传输、存储过程中可能会遭到篡改，导致文档信息失真，影响企业决策。

挑战四：网络的开放性容易造成电子文档的泄露

传统的文档管理员可以对借阅文档资料的员工进行权限设置，销售部的员工不可能借阅到生产技术的流程图和核心技术的文档，并且不同部门的文档都分开保管。当代企业网络的开放性，公司利用共享服务器的方式共享企业内部文档，人人都能看到内部资料，这无疑是很危险的。难怪现在法庭上关于商业机密泄露的案件越来越多。

挑战五：文档的版本信息和维护变得异常艰难

传统的文档以纸质形式的存在，上面落款均有编辑者姓名，印章和字迹，核查工具虽然较为繁琐，但是文档资料真实可靠。电子文档信息内容和承载体可以分离，被增删、修改后可不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，在不同时期会产生各个历史版本。员工甲把资料传给员工乙后，删除了此文档，员工乙无意中不小心也删除了文档，那这篇文档就需要重新编辑，大大的浪费人力资源。恶意删除文档的现象也不是不存在。

挑战六：海量文档检索影响办公效率

整理文档费时，办公自动化遭遇文档管理瓶颈。员工快捷需求促使文档管理寻找新的出路，过去文档检索根据卷宗编号在书架上一排排的查找，网络环境下，要求把大量的现有文本信息输入到计算机上，建立数据库，以便利用全文检索系统或超文本检索系统自动进行高速索引处理。

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