文档管理软件为何掌控企业信息命脉

 

在当今的数字化时代，企业信息管理变得越来越重要，如何高效地管理、组织和分享企业信息成为了一个亟待解决的问题。而文档管理软件作为一种高效的信息管理工具，已经成为许多企业不可或缺的重要软件之一。本文将探讨文档管理软件的重要性，以及它如何掌控企业的信息命脉。

 

先来看看文档管理软件的功能和特点：

文档管理软件是一种用于管理企业文档的软件工具，它能够帮助企业高效地创建、存储、组织和共享文档。下面是文档管理软件的主要功能和特点：

A. 文档的创建、编辑和版本控制 文档管理软件提供了丰富的文档创建和编辑工具，使得员工可以轻松地创建、编辑和更新文档，例如文字处理、电子表格、演示文稿等。此外，文档管理软件通常也提供版本控制功能，可以记录文档的历史版本，以便于管理和追踪文档的修改记录。

B. 文档的分类、索引和搜索 文档管理软件支持对文档进行分类和索引，使得员工可以快速地找到所需的文档。一些文档管理软件还支持全文搜索功能，可以在文档内容中搜索关键词，以快速定位相关文档。

C. 文档的共享和协作 文档管理软件支持文档共享和协作功能，使得员工可以方便地共享文档和协作编辑文档。例如，员工可以将文档分享给同事，让他们进行编辑和评论，也可以使用协作工具在文档中进行实时交流和讨论。

 

 

文档管理软件的应用场景

文档管理软件在企业中有广泛的应用场景，下面列举了几个常见的应用场景：

A. 企业内部文档管理 文档管理软件可以帮助企业高效地管理和组织各种类型的文档，包括员工手册、政策和流程文件、培训材料、项目文档等等。这些文档在企业日常运营中起到重要作用，因此，文档管理软件可以帮助企业提高工作效率、降低成本和促进团队协作。

B. 项目管理和协作 文档管理软件可以帮助企业实现项目文档的集中化管理和协作。项目中涉及到的文档包括项目计划、需求文档、测试报告等等，这些文档通常需要多个团队成员共同协作编辑和维护。文档管理软件可以提供协作工具，帮助团队成员实现实时交流和协作，提高项目管理效率和项目成功率。

C. 合规和安全管理 在某些行业中，例如金融、医疗、法律等，文档管理软件可以帮助企业实现合规和安全管理。这些行业通常有严格的法规和标准要求，企业需要对文档进行管理和控制，确保文档的完整性、保密性和可追溯性。文档管理软件可以提供权限控制、安全分发、日志记录等功能，帮助企业满足合规要求和保障信息安全。

 

企业发展过程中，离不开各种电子文档。这些文件如果缺少专人管理，极容易出现企业机密被公之于众，重要信息流失，企业内部沟通不畅等问题。万万不可小看文档管理，管理不善，会对企业的信息命脉起到重大的阻碍性作用。目前，越来越多的单位已经开始关注文档管理软件，将公司各部门的信息都存储到指定服务器上，从而进行有效管理，防止信息的丢失，下面大家一起来详细了解一下深受青睐的TeamDoc文档管理软件的强大功能。  

 

以文档创建者为中心 有针对性设置权限

TeamDoc文档管理软件是目前市场上最热销的管理软件之一，在解决文档管理和安全共享问题上，该软件起到了重要的作用。它以文档的创建者为中心，文档的创建者有权利设置文档的共享指向对象，并且更加细分到，该指向对象是否具有拷贝、打印、编辑等权限。除了创建者之外，创建者的上级具有更高的权限，有权限对创建者的操作进行更改和撤销，并且可以更改文档创建者的相关权限。

公司内的所有文档均存储在公司自己的服务器上（不是云存储在别人家的服务器哦），并且被安全加密。通过TeamDoc的客户端，有权限的员工可以看到这些文档，正常情况下，他们只有阅读权，并无拷贝、编辑、打印、另存、截图等权限，在需要的情况下，会由文档的创建者设置指定的人具有打印、导出的权限。同时，具有相关权限的员工的浏览、拷贝、打印等操作，都有相关的数据记录，通过文档管理软件，对员工的所有文档操作行为了如指掌，而且也保证了文档的安全性。

 

文档管理功能强大 提升了企业管理的规范性

外企高管张先生表示，“在企业管理中，文档管理是最重要的管理项目之一，我们也一直为公司重要资料丢失而烦恼，员工跳槽，销毁或者带走重要文件，会对公司的发展起到很大的影响，但是因资料在个人手中，个人的操作行为很难被及时制止，所以这样的问题一直困扰着我。后来，文档管理软件的出现，可以轻松的管理公司内各部门的所有文件，不仅再也没有出现过文件丢失的事情，而且部门内部、部门之间在信息沟通上更加便利，提高了工作效率。文档管理软件确实非常有用。”

“我在一家规模并不大的私企工作，但是，公司在管理方面却十分规范，尤其是对公司内部的资料管理方面，利用TeamDoc文档管理软件，每一位员工都将自己常用的资料传输到公司的服务器上，并且可以设置文档的拷贝、阅读、打印等权限，如果属于保密的文件，便可以将权限设置为仅为自己所见，而对于部门内部或者部门之间交流的资料，就可以有针对性的对其设置相应的权限。不用硬盘拷贝、聊天软件传输这样的传统方式，资料更安全、更保密。”文小姐在接受记者采访时说。

TeamDoc文档管理软件自问世以来，便深受关注，功能强大，界面简洁，操作便利，囊括了所有优势，在行业内脱颖而出。TeamDoc作为文档管理软件的典范，以不断创新的精神，引领企业乃至整个行业的发展。

通过利用先进的网络技术，实现了企业文档资料的全面电子化。TeamDoc文档管理系统为您搭建企业内部信息共享、协同沟通、知识沉淀的交互平台，快速查询业务流程管理办公，为企业带来高效、便捷的文档管理解决方案。

TeamDoc软件界面（点击可放大）