电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化

　　人们容易把电子文件检索和档案计算机辅助管理中的检索自动化联系到一起。的确，当档案管理部门首先采用、推广计算机技术的时候，检索信息的加工和查询是最主要的应用领域，全国的档案馆和企事业单位的档案部门纷纷运用机读目录（MARC）来取代手工生产的目录卡片，许多单位还建成了联机检索系统。但是，电子文件检索和档案计算机检索并不完全相同，主要表现在以下几个方面：
　　（一）两者的工作基础不同
　　档案计算机检索的对象是机读目录，这些机读目录基本上都是纸质文件目录输入到计算机后所得，因此传统的档案计算机检索工作的物质基础仍然是纸质文件和档案，其实质是将检索工具由纸质形式转化为数字形式，但馆藏本身并无变化。而电子文件的检索则是以电子文件目录以及电子文件全文为检索对象，其工作基础是电子文件原件，其实质是采取一种与电子文件技术特点相适应的检索方法，较传统的档案计算机检索有了根本性的变化。
　　（二）两者的技术手段不同
　　档案计算机检索所运用的技术手段比较简单，一般是采用单机形式，即使联网查询，也只是档案部门内部计算机之间简单的连接。而电子文件的检索则采用复杂得多的网络技术，以满足利用者“足不出户，便知天下”的要求。在一个现行机构内部，得到授权允许利用电子文件的用户只需在终端上键人检索提问，便可得到本单位有关的文件信息；社会上获得使用权的用户在世界上任何一个地方、在任何时间通过个人计算机接入互联网，也可获得公共档案馆的免费检索服务，或企业档案馆的有偿检索服务。
　　（三）两者的服务模式不同
　　档案目录数据库的建设曾一度成为档案计算机辅助管理道路上的“瓶颈”，这说明档案计算机辅助管理强调的仍然是档案馆（室）内部信息的加工，而不是利用。从这个意义而言，档案计算机检索采用的是以档案馆（室）为中心的服务模式，其目的在于提高手工管理的效率，可以说这项工作是“效率一跃千里的手工管理”，但是模式并没有实质性的改变。而电子文件检索的物质对象及工作环境已发生了革命性的变化，致使服务模式也随之改变：电子环境下，各种信息资源之间的转化变得极其方便，信息的传输变得无比快捷，各类信息服务部门间的业务交叉现象日益普遍，竞争也随之加剧，档案部门只有按照用户需求来设计检。
　　索方法、技术，把提高利用者的信息利用能力和效率作为根本目标和评价标准，才能真正发挥出电子文件信息自身的优势，因此，电子文件检索采取的是一种完全以用户为中心的服务模式。同时，收集、整理等基础工作所花费的时间将较手工管理大为减少，档案工作人员可以将更多的时间和精力放在利用服务这一核心环节上，在客观上使得以用户为中心的模式的转变成为可能。
　　这样两项有着明显区别的工作出现在不同的历史阶段，是不同工作条件下的产物，电子文件检索工作产生时的社会在技术、经济、文化等方面较计算机辅助检索出现时有了长足的发展。尽管存在着诸多区别，由于两项工作采用的工具都是ownership以档accessibility)无疑是纸质档案手工检索向电子文件检索的过渡形式，是电子文件检索的工作基础，已经具备了后者的某些要素，为其深入发展提供了一些必要的基础设施和技术方面的支持。一个档案计算机检索已经开展得较好的单位，电子文件检索工作便有了较高的起点。同时，信息技术为纸质档案信息的传递提供了高速通道，未来的电子文件检索系统应该与现有的计算机辅助检索系统实现无缝连接，通过统一的用户界面，利用者既可以查询电子文件信息，也可以浏览最初以纸质档案形式存在后来转化为数字形式的历史信息。