使用文档管理软件的必然性

　　随着信息化时代所带来的文档类数据爆炸式增长，企业在文档管理方面所存在的问题已呈多样化：无序化、存储零散个人化、调用困难、流通不畅、泄密频发等。文档管理如同鸡肋，往小了看，造成员工工作效率低下，往大了说，甚至牵系企业存亡。商战沉浮，溃于蚁穴。文档管理，已成企业之殇。
　　“这是一个最好的时代，也是一个最坏的时代”。若要用一句话来概括现代企业所处的环境，狄更斯在《双城记》中的这句名言再合适不过了。说“这是最坏的时代”的原因在于，前不久国资委副主任邵宁表示，中国经济经历了持续三十年的高速增长之后，开始进入一个紧缩时期。紧缩时期意味着大众消费能力差，企业大量库存，部分企业面临破产危机;而对部分韬光养晦的企业来说，“这是最好的时代”。他们借此时机，率先采取文档管理战略，控制了生产及运营成本，抢得了企业破冰求生的先机。
　　企业要优化文档管理工作，必须慎重选择文档管理系统。第一，就是能集中存储。即将散落到员工个人电脑上的文档数据归入一个系统，进行集中管理。第二，通过权限控制实现文档安全共享。即针对不同层级的企业职员提供不同的的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等权限，在不影响信息共享的同时，将泄密风险降到最低。第三，应具备精准搜索功能。能实现根据文件名、关键字等进行精准搜索，将大大提升员工工作效率以及文档使用率。
　　TeamDoc文档管理系统可以集中统一管理电子文档，同时还能通过权限控制、文档存储加密等功能来保证企业内部机密文件与数据的安全性；TeamDoc文档管理系统可以在修改了文档内容后覆盖或自动生成新的版本，杜绝了文档版本的混乱状况，并且保留修改版本与痕迹，什么人操作了文档都被记录下来。切实成为企业文档管理的得力助手。文件查找变得方便快捷，文档审计记录清晰全面、文件流转畅通无阻，使得文档管理不再是企业头疼的问题，真正做到安全、高效、轻松的管理企业文档，助力企业高效发展。