加强管理、加强监督，作好科技文件更改工作

　　(1)建立健全科技文件更改制度，科技文件更改的工作，在企业里是一项政策性很强、技术性很强，涉及面广，工作量很大的一项工作。若想把这项工作作好，必须有法可依，有规可循，要建立健全科技文件更改制度．并且把这项制度列入厂法厂规，作为法规性文件要求有关工程技术人员和管理人员严格执行。应该把科技文件更改制度纳入到有关职能部门的工作制度、工作程序里去，作好协调与配合工作．科技文件更改工作有大量的具体工作涉及到科技文件室，所以科技文件室应该把科技文件更改制度有关内容，有关工作纳入到科技文件室管理制度中去，并且落实措施，保证作好
　　这项工作，科技文件室也应该参与科技文件更改制度的拟定，补充、修改，并且向有关部门提出要求，作好协调，配合工作。为了作好科技文件更改工作，科技文件室应定期或者不定期做好各业务部门的监督检查工作。
　　(2)明确技术责任制，做好科技文件更改工作为了做好科技文件更改工作，科技文件更改制度和有关规定必须纳入到工作职责，纳入到技术责任制，落实到人。科技文件更改工作有下列几种作法：①由设计人员承担全部更改工作夕也就是具体负责整个企业的底图的更改，库存复印图的更改，生产用图的更改。更改工作量大，更改面广，有时一份更改单设计员需几天才能改完，且难度大。②由设计员负责底图和库存复印图的更改，其他文件的更改由有关单位指定专人更改。各业务技术部门指定的改图员夕有专职工程技术人员，也有其他人员兼职的。改图员不能由没有经过专门训练、不熟悉业务，不负责任的人员担任。胜任不了，技术复杂、的难度大的更改工作的改图员，要及时更换；但有的单位频繁更换改图员，使改图员不能钻研业务，造成工作混乱，也容易出问题。③由专职的改图员更改。专职改图员一种是分散在各业务技术部门，负责更改本部门的科技文件。另一种是全厂的专职改图员集中在科技文件室，负责全厂整个科技文件的更改工作。专职改图员要由有一部分是技术文件管理员担任，没有经过专门培训，专业素质不高的人员担任。很难胜任好这项工作。④设计人员负责底图的更改，其他复印图一律不准改，统一换新图和发复印图更改单。底图是刮改的采用这个办法还可以，若底图是划改的采用这个办法，工作量大且浪费也大。⑤轮番批量生产的产品，可采用统一审改底图，统一换发新复印图。批量生产的产品，为保证产品质量科技文件要相对稳定，尽量不更改。等生产下场，下一批量投产前，设计部门统一复审底图，尽可能更改补充完善，底图统一复审后，一律换发新复印图进行生产。这种作法就是控制科技文件平时频繁地更改。遇到特殊情况必须更，改的，按特殊情况处理。
　　科技文件的更改工作，不管采用以上哪一种作法，都是可行的。重要的是都应该落实到人，明确技术责任制。对有关改图人员，进行专门培训，明确任务，明确职责，明确要求。科技文件室一方面作好协作、配合工作；另一方面作好科技文件更改工作的监督、检查。
　　(3)加强管理，做好协作、配合工作，科技文件更改工作，其中有大量的具体工作由科技文件室来负责。首先是科技文件室要把好更改关。因为更改工作，具体就是更改科技文件室负责管理的底图，复印图。改图人员持更改单，主要到科技文件室以及科技文件室下属单位科技文件分室更改有关科技文件。科技文件室一定作好监督、检查工作。比如更改人员更改有关科技文件，是否有手续？是否持有更改通知单？更改通知单内有关项目是否齐全？更改原因与理由是否属实？有关人员是否审批签字？更改后晒发新图单位是否核实无误？更改人员是否领导指定的？更改内容，更改程序是否都符合要求？更改人员是否签字？与底图更改相关的文件怎么更改？由谁来更改？是否都落实了等等。作好监督、检查以及具体指导工作。其次科技文件室要作好提供更改文件的工作，更改后文件的核实，晒印分发，以及换图补图工作，更改工作的配套工作。还要作好旧图的收回处理工作。科技文件更改工作以及与之配合的工作，是科技文件室日常的主要工作之一，涉及面广，工作量大，要求快速，准确，不能出差错，否则会给生产和管理工作造成损失。