用TeamDoc构建自己的知识库管理系统

 

在开始这篇文章之前,让我们重温一遍名言——知识就是力量,知识就是财富。千万不要让你的知识流浪地球,不要让你的企业的知识流离失所,不要让你员工的知识各自为战。

在互联网时代,知识的存储主要是以电子文档的形式。管理好、利用好这些电子文档就可以构建企业卓尔不群的知识库管理体系,一个好的知识库管理系统必将让企业每一位员工的知识水平不断进步。当你的员工遇见问题时,他可以在企业知识库管理系统中快速寻找到需要的答案。

如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里,那么文档丢失的风险是相当大的。因为文档的分散,对于企业员工获取文档、信息,也带来诸多的不便,有些文档可能不知道该问谁要,或者某人出差、请假等,都将使得没法快速便捷地获取文档,影响工作效率,对工作带来不便设置阻碍。因此,建立企业的知识库数据中心是相当有必要的。

在当今激烈的商业环境下,企业在发展壮大过程中投入了大量的人力,物力,资金,形成了具有相当竞争优势的核心知识资产。随着企业信息化建设和电子商务时代的到来,核心知识资产大多以电子文档的形式存在,保护这些电子文档就是保护企业核心竞争力。很多企业在生产设备和人员招聘上极其舍得投入大量的精力和财力,但是收获的效益却和预期收益相差甚远。要想提高企业的竞争力,关键是要有一整套合适的知识库管理系统,知识库管理系统是企业发展最根本的保障,因此企业管理应该从知识库管理抓起。

一个优秀的知识库管理系统必须具备如下特征:

简单易用:程序小巧,大家都很忙,必须一看就会,瞬间秒懂。
集中存储:为企事业单位搭建海量文档集中存储的平台,实现统一的文档共享。
目录结构:支持树形目录结构,可无限创建自定义文件夹和子文件夹结构。可自定义知识体系目录排序。
全文搜索:全文搜索及高级搜索引擎帮您快速从海量资料中精准查找所需文件。
内嵌编辑:可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件,无须改变现有的任何操作习惯,无需下载或安装软件。
导入方便:支持文件的批量上传及压缩包导入,实现文档资料的快速轻松存储管理,支持Office文档、PDF、图像、音视频和图纸等各类型文件。
版本管理:强大的版本管理功能,文档关联多版本,避免错误版本的使用,同时支持历史版本的查看与下载。
权限管理:提供权限控制机制,可针对用户、部门及群组进行精细化的权限控制,控制用户的阅读、编辑、下载、删除、打印、另存等操作,实现知识文档的安全共享。
存储加密:文件采用自动加密存储在企业自己的服务器上,防止文件扩散,全面保证企业知识数据的安全性和可靠性。
手机支持:对于允许通过WEB方式分享的知识文件,可以在手机端很方便的查看阅读到。
日志检索:谁编辑、查看、下载了哪些文档,谁分享了哪些知识,必须能够被日志记录并检索到这些日志。

TeamDoc知识库管理系统完美包括了上述特征,将所有的文档根据文档类型,各级部门,群组人员进行清晰归档统一保存在服务器电脑上,内置强大导航索引栏,一目了然,支持海量文档快速定位,通过关键字的查询能够在秒级找到需要的文档。TeamDoc知识库管理系统可以设定文件访问权限,根据设定的权限等级进行分级设定,比如经理可以对信息部长设定权限,信息部长可以对网管设定权限,网管可以对员工设定权限。并且在特殊情况下可以收回指定权限。权限进行明确细分,此文档可查看可编辑,可查看不可编辑,可编辑不可拷贝,可编辑可拷贝,是否可打印,是否可删除等。

TeamDoc知识库管理

TeamDoc知识库管理系统为您搭建企业内部信息共享、协同沟通、知识沉淀的交互平台,快速查询业务流程管理办公,为企业带来高效、便捷的知识库管理解决方案。TeamDoc是帮助您快速实现了企业知识库管理的全面电子化的不二选择。