企业文档管理工作的现状分析——TeamDoc成为文档管理工作中的重要工具

  企业办公自动化的迅速发展,文档管理工作出现新的变化和考验。
  挑战一:文档管理从实态管理向虚态管理转变
  企业信息化带来了一场文档管理的革命,是对传统文档管理的超越。档案管理员在过去众所周知,每个部门都会配备一至多个档案管理员来保管企业的内部文档,企业分出一件空间超大的办公室放上书架,管理员对文档资料进行编号整理,调阅时根据编号查找。今天这样的局面也许只有在图书馆才会出现,这种办公时代已经结束了。与传统文档相比,电子文档具有先进性,也具有神秘性,具有高深莫测的虚拟性,可以说是文档存在方式与发展的高级形态。现在企业内部文档大多以电子文档的形式保存在员工的电脑硬盘或者公司的服务器上。
  挑战二:文档信息对设备系统的依赖影响信息可读性
  传统文档以纸张为载体,可直接阅读,文档管理员仅需要做好纸张防蛀和文档修补的工作,而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁盘、光盘等载体上,其数字化信息形态决定了文档信息在存储过程中需要编码,在检索和阅读过程中需要解码,而这一切均需借助于一定的软硬件系统,否则电子文档既无法产生,也无法阅读。硬件的损坏概率大的惊人,所以聪明的员工养成了每天备份自己电脑上重要资料的习惯,只是有些时候难免有所遗忘。并且计算机系统环境的变化莫测使得看来保存完好的文档就是不可读,这些都是再正常不过的事情。
  挑战三:文档信息的生存环境存在安全隐患
  电子文档通过网络在传输过程中随时存在被感染的风险,文档在计算机中生成处理,所以电子文档受到网络和计算机的双重威胁。纵使电子文档能够做到“独善其身”,在一方面遭受网络黑客、木马、恶意插件侵犯,薄弱的防火墙根本不足以抵挡这类不请自客;另一方面文档在储存的时候我们习惯用优盘进行拷贝,电子邮件互发,谁又能保证这些操作是安全的,可能电脑里的全部文档都毁于一旦,所以文档信息的生存环境可以说险象环生。
  挑战四:网络的开放性容易造成商业机密的泄露
  传统的文档管理员可以对借阅文档资料的员工进行权限设置,销售部的员工不可能借阅到生产技术的流程图和核心技术的文档,并且不同部门的文档都分开保管。当代企业网络的开放性,公司利用共享服务器的方式共享企业内部文档,人人都能看到内部资料,这无疑是很危险的。难怪现在法庭上关于商业机密泄露的案件越来越多。
  挑战五:文档的版本信息和维护变得异常艰难
  传统的文档以纸质形式的存在,上面落款均有编辑者姓名,印章和字迹,核查工具虽然较为繁琐,但是文档资料真实可靠。电子文档信息内容和承载体可以分离,被增删、修改后可不留痕迹,可以在不同的计算机和载体之间传递和复制,在不同时期会产生各个历史版本。员工甲把资料传给员工乙后,删除了此文档,员工乙无意中不小心也删除了文档,那这篇文档就需要重新编辑,大大的浪费人力资源。恶意删除文档的现象也不是不存在。
  挑战六:海量文档检索影响办公效率
  整理文档费时,办公自动化遭遇文档管理瓶颈。员工快捷需求促使文档管理寻找新的出路,过去文档检索根据卷宗编号在书架上一排排的查找,网络环境下,要求把大量的现有文本信息输入到计算机上,建立数据库,以便利用全文检索系统或超文本检索系统自动进行高速索引处理。
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