文件加密储存,电子文档需集中管理—- TeamDoc文档管理软件部署方案

  如何防止人为因素造成的企业数据泄露?最近信息部发现很多数据泄露都源自于简单的人为错误,员工无意或者恶意的泄露公司的机密文档,这意味着电子文档集中控管、数据访问权限控制在保护企业重要信息方面发挥着关键作用。TeamDoc文档管理软件以“事前主动防御、事中及时控制、事后及时追踪、全面杜绝泄密”为设计理念,以加密技术为核心,结合多种网络信息安全技术,建立完善的企业文档管理解决方案。
  文档管理软件部署方案应从以下几点考虑:
  (一) 企业先将各部门电子文档进行分类,对“涉密数据”进行定义,确定哪些电子文档需要保护追踪;
  (二) 确定涉密数据在企业系统中的存放位置,企业应清楚确定有多少数据存放在员工的计算机、公司的服务器或数据库等;
  (三) 清楚掌握数据的位置,便能为数据的流出、流入提供实时的监控及保护,包括复制粘贴,打印,电子邮件,即时消息等途径发放的资料;
  (四) 数据泄漏很多时都是人为所致,因此企业必须制定员工传送机密文档和编辑电子文档的权限;
  (五) 企业亦需监控数据被送达的地方是否安全,如商业伙伴或网上电子邮件等;
  (六) 最后,企业必需注意员工运用什么途径传送电子文档,这些途径包括所有移动储存硬盘和通讯工具传送等。
  TeamDoc文档管理软件部署方案: 
  (一)文档集中加密储存,消除涉密文档分散存储带来的安全隐患
  部署TeamDoc电子文档集中管理平台后,所有员工机上的文档都加密储存在服务器电脑上,防止涉密文档外泄,同时起到一个集中备份的功能,有效的遏制恶意删除重要文档,保证了文档储存的安全性。
  (二)文档进行清晰的权限划分
  部署TeamDoc文档加密软件可以设定文件访问权限,根据设定的权限等级进行分级设定,比如经理可以对信息部长设定权限,信息部长可以对网管设定权限,网管可以对员工设定权限。并且在特殊情况下可以收回指定权限。权限进行明确细分,此文档可查看可编辑,可查看不可编辑,可编辑不可拷贝,可编辑可拷贝,是否可打印,是否可删除等。
  (三)在统一的服务器上进行安全共享和协同编辑
  文档在服务器上进行权限设置后,哪些员工可以共享此文件,避免了传统网上邻居文件共享带来的不安全因素。有权限的员工在服务器上都可以清晰的看见文档,轻松实现协同编辑,体验员工间相互合作带来的成效。
  (四)实现文档整个生命周期的控管
  TeamDoc文档加密软件可以实现版本全方位追踪,记录文档产生的具体时间和编辑者,在何时被何人进行编辑修改,产生了几个历史版本,何人在何时拷贝或者打印此文档,到最后文档被安全删除,文档的整个生命周期都被完整记录和管制。