TeamDoc文档管理系统技术支持及常见问题解答

  Q-1:TeamDoc使用起来容易吗?
  TeamDoc使用是如此的简单,任何人都可以在三分钟内学会如何使用。普通员工在TeamDoc客户端输入管理员分配的帐号和密码登录后,和操作“我的电脑”的方法基本一样。管理员在网页登录TeamDoc后,设置一下自己单位有哪些部门和人员即可。


  Q-2:TeamDoc是如何工作的?
  TeamDoc完整封装了微软Office、WPS的功能、封装了PDF、封装了图片编辑。对于非以上类型的文件,将调用系统默认程序。当您需要发布一个文档的时候,请登录TeamDoc客户端,浏览到那个文件,选择打开即可导入,此时TeamDoc自动帮您将这个文档加密保存在服务器上,您可以设置这个文档共享给哪些部门或用户,他们分别具有什么样的权限,权限包括:是否可编辑、是否可打印、是否可拷贝、是否可另存到系统之外等。整个使用过程将是异常轻松愉快的。


  Q-3:TeamDoc的系统架构是什么?
  TeamDoc采用服务器+客户端的工作模式。服务端采用IIS和SQL Server 作为载体,客户端可以通过互联网或者局域网连接服务端,实现真正意义上的文档集中存储与安全共享。客户端巧妙封装了微软的Office、PDF等工具,在完全不影响用户使用习惯的前提下,创新性地完美实现了包括禁止拷贝,禁止打印在内的文件防泄密机制。


  Q-4:TeamDoc与OA系统的区别是什么?
  更简单而非更复杂是我们一贯的追求。OA办公自动化系统很多都是大而全的,往往把简单的事情弄得很复杂,部署和使用要经过大量的培训,简单的发文也要涉及复杂的审批流程。即便如此,文件如何防泄密,如何让一个人既能完整地看文档的同时又能禁止拷贝、禁止另存、禁止打印,仍然是绝大多数OA系统永远不可能完成的任务。
  TeamDoc从设计之初就牢记自己的使命,真正适合绝大多数的中小企业需要。TeamDoc的使用秉承最简单的原则:以文档创建者为中心,文档创建者决定此文档共享给谁,并设置是否可编辑、是否可拷贝、是否可打印等权限。创建者的上级领导可以决定改变创建者的共享设置或回收创建者的权限。TeamDoc不涉及任何让人难以理解的流程和环节,无需培训,普通用户也能在三分钟内将轻松驾驭TeamDoc。
  TeamDoc同时也具备OA系统的部分功能,比如:协同编辑、文件分发、版本追踪、日志查看等功能。普通的中小型企业完全可以用TeamDoc代替OA系统。


  Q-5:TeamDoc与所谓的透明加密软件或其它文件(夹)加密软件有什么区别?
  TeamDoc正如它的名字一样,是一款团队工作软件,体现的是文档协同编辑,集中安全存储,分级权限控制与文档快速检索定位。普通的文件(夹)加密软件只适合个人使用,无法交流与安全共享,而所谓的透明加密软件试图在不改变用户操作习惯的基础上实现后台单机自动加密,姑且不论技术上是否成熟,有无蓝屏死锁文件等隐患,单从仍然是单机工作这一点,亦无法与TeamDoc媲美。另外,所有的这些加密软件都无法防止打印,阻止拷贝,也没有共享权限设置的概念,与TeamDoc完全不具备可比性。


  Q-6:TeamDoc支持哪些格式的文件?
  TeamDoc支持所有类型的文件。TeamDoc设计之初就考虑的是为中小企业建立一款真正实用且通用的文档管理系统,TeamDoc文档管理软件可以将所有类型的文档都导入至系统中,关键文档全部在企业服务器中加密存放。针对广泛使用的Word、Excel、PowerPoint、PDF文档 和常用的图片格式(jpg/bmp/gif)实现文件权限设置,文档只能被有权限的用户接触到。支持从Office 2000到Office 2010及之后各个版本。


  Q-7:我应该怎么样最快把现有的文件弄到TeamDoc里面?
  登录TeamDoc客户端,在“我的电脑”里面把您要导入的文件选中(可以多选),拖到TeamDoc窗口里面即可。您也可以在TeamDoc上双击导入“按钮”导入文件。


  Q-8:TeamDoc系统中怎样查看自己针对每份文档的权限?

文档权限  每份文档更详细的权限列表请鼠标右键点击查看:

文档共享权限

 

  Q-9:TeamDoc把文件存储在哪里?安全吗?
  TeamDoc是经过国家版权局著作权登记的文档管理系统软件,拥有微软代码数字签名证书。TeamDoc将文件统一用单位管理员设置的密钥自动加密保存在贵单位自己的服务器上。文件本身以及传输过程全部用高强度国际商密算法加密,即使后台数据库被解密也看不到文件原文。密钥是由管理员在后台设置后不可逆保存在服务端,普通员工根本不需要知道密钥。解密时TeamDoc亦无法判断密钥是否正确,只能根据您设置的密钥解密,解密结果是否正确也是未知的,但是只有解密正确了,用户才能看到文档,否则将得到一堆无用的乱码。您在试用阶段可以通过更改密钥的方式验证此前文档是否能够被正确打开来验证这一点。


  Q-10:TeamDoc要求怎样的使用环境?
  服务端:Windows 2003 Server、Windows 2008 Server,SQL Server 2012及以上版本的数据库。
  客户端:安装了微软Office软件的Windows 2000、XP、2003、Vista、Windows 7、Windows 10系统的计算机。
  网络环境:支持通过局域网或互联网访问服务端,能上网就能用,实现全球移动办公。


  Q-11:系统管理员的权限是无穷大吗?他是否什么文档都能看?
  TeamDoc系统管理员工作界面不涉及任何文档,系统管理员所做的仅仅是设置用户,设置部门等操作,即使是系统管理员也绝对没有办法看到不属于他看的文档。而系统管理员所做的每一步都是被日志详细记录并可被调阅的。


  Q-12:TeamDoc备份机制是什么?
  因为所有文档都加密保存在服务端,所以,备份服务端数据就显得格外重要。请使用SQL Server自身的备份工具自行备份服务端数据到备份媒介中,详请阅读SQL Server手册,或参考专业备份硬件厂商的建议。


  Q-13:购买后的正式版如何手动修改TeamDoc客户端的打包配置参数?
  正式版的TeamDoc,在服务器端安装完成后,会自动生成一个客户端安装包。正常情况下,使用这个生成的包安装,就能顺利登录到TeamDoc服务器。由于种种原因,如:内网地址变化,IIS服务器端口变化、客户端需要通过互联网访问TeamDoc服务器等原因,需要在修改客户端参数后,再执行客户端安装才能登录TeamDoc服务器,手动修改客户端安装包的步骤如下图所示:

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  Q-14:如何自定义TeamDoc客户端登录界面的Logo图片?
  TeamDoc客户端登录界面的Logo图片是可以自定义的。设置方法如下:将您的Logo图片命为Banner.jpg,拷贝到TeamDoc客户端安装后的文件夹(默认是”C:\Program Files\TeamdocClient\”)即可。请注意您的Logo图片大小应该是392 x 78。


  Q-15:忘记了TeamDoc的密码怎么办?
  普通用户忘记密码:由单位管理员重置密码即可。所有重置密码操作都被记录在日志里。
  管理员忘记密码:由管理员自行在数据库重置密码。
  请注意:所有密码是不可逆存贮在服务端,所以密码永远不能被找回,只能重置密码。


  Q-16:TeamDoc与WorkWin监控软件有什么区别?
  TeamDoc与WorkWin都是南京网亚的产品。WorkWin监控软件经过数年的发展,目前已经是中国监控软件第一品牌,拥有数万家客户。WorkWin监控软件能够让管理者通过一台管理机管理所有员工机,限制员工不能做什么,知道员工在做什么,能够监控记录局域网中员工机的屏幕画面,上网记录,程序运行记录,邮件记录,QQ、MSN聊天记录。能禁止游戏,禁止BT下载,禁止乱装软件,只允许运行与工作有关的软件。
  WorkWin具备禁止优盘,监控文件拷贝记录,具备文件强制备份等功能。TeamDoc实现文档的集中安全存储与有序管理,防泄密,防扩散。二者如果能够结合使用,将为您的企业安全保驾护航,彻底解决一切潜在安全隐患,促使您事业腾飞。