电子文件管理系统的设计阶段是将上一个阶段确定的方法逐项具体化的过程,比如将上一阶段拟制定的政策、标准制定出来,设计新的工作流程,编写软件等等。它是一个和业务工作人员、软件开发人员反复交换意见的互动过程,在整个设计过程中,需要不断地和这两方工作人员交流,听取他们的意见,随时对功能需求或设计内容进行修改,直到文件管理的需求得到满足,有关各方都满意为止。这一阶段主要工作内容包括:
  (一)辅助编程
  这项工作主要由软件开发人员和相关的技术人员承担。在已提交的功能需求说明的基础上,软件开发人员可以进行一系列的开发设计工作,划分系统的模块,生成各模块的程序流程图,确定算法,直到开始编写程序,建设数据库。这个些不是档案工作者的职责,但在这个过程中,档案工作者作为系统功能需求提出者,有责任和开发人员进行广泛的合作,承担其中的一些工作:(1)参与设计】件模板、文件管理流程、用户界面等等; (2)就开发人员不理解和有置疑的问题,向他们解释或进行讨论;(3)对照文件管理的需求测试已设计完成的部分;(4)和业务工作人员以及技术人员一起评价已完成的部分;(5)根据测试的结果,重新设计或修改文件管理的某些要求,使它更切合实际或者更具有可行性;(6)将所有这些修改,无论是对设计的还是对需求的都记录下来,说明修改的原因,以及是在谁的授权下修改的。
  (二)制定政策、标准
  制定政策和标准需要以传统的政策、标准为基础,同时也应该遵守国家有关部门的规定、借鉴其他机构的成功做法,特别是要从本机构的实际情况出发,并且从机构获得颁布的权利。一般来说,可以制定这样一些政策或标准:(1)电子文件管理方法;(2)电子文件管理职责划分;(3)信息系统的文件管理审查方法;(4)电子邮件的文件管理方法;(5)文件鉴定和处置方法;(6)电子文件分类方案;(7)电子文件命名规则;(8)电子文件著录方法。