TeamDoc文档管理软件在法院律师事务所文档管理安全解决方案

  随着国人素质的不断提高,人们更加注重保护自身权益,所以涉及方方面面的案件与日俱增。对薄公堂,讲究的是白纸黑字的证据,文档管理在法院律师事务所的重要地位可见一斑。
  律师事务所是典型的文档型运作的企业,其业务主要是依托一个个的文档项目(案件)。律师事务所目前管理的如工作日志、冲突检索、立案、结案等都是围绕文档这个核心;律师日常的工作基本上围绕文档进行,律所的各级管理人员对于律师和业务的管理,其核心之一也是一个个的文档管理和审核。
  法院律师事务所文档安全与数据管理需求现状:
  1. 证据文档作为机密文件关联当事人的生命财产安全,管理不当造成对外泄露,严重影响法院和律师事务所的信誉和声誉。但是律师事务所往往都是依靠名声和专业性接案件。
  2. 律师事务所需要通过分布在各地的分支机构和团队,来为客户提供服务,律师和有关的法律专家要为此在法庭上、旅途中、或是客户现场花费大量时间。
  3. 事务所每名律师都根据自身的优势有其专攻的方向,各律师在纷繁复杂的案件中各司其职,如何共同合作以最优的方式在最短的时间内实现案件的办理。而每名律师的手中有多个不同的案件,每个案件互不相关,并且当事人、合作对象也不一样,且很多案件都同时进行着。导致每一位律师需要与多个不同合作伙伴、同事之间相互频繁联系人、互换数据、彼此之间的无障碍沟通协作。
  4. 每个律师都有一个助手帮忙整理文档,无疑增加了事务所的运营成本。法院律师行业十分注重证据的保持,文档在日常工作中占有很大比重,对文档的管理十分重要。
  5. 多年的案件重新翻案,当初的文档检索很麻烦,文档按照目录集体存储相当有必要。
  TeamDoc文档管理软件为法院律师事务所提供有效的文档管理解决方案:
  (一) 应警惕法院律师事务所证据外泄,文档权限设置
  法院事务所人多口杂,当事人与律师的交流都会逐一进行有效记录。现在文档大都以电子文档保存在律师和法院工作人员的电脑上,如何保护好机密证据不被盗取。何况,涉及到案件的都是高危行业,文档肯定需要加密存储。
  TeamDoc文档管理软件针对广泛使用的Word、Excel、PowerPoint及PDF文档,实现文件高强度加密集中存储,关键文档全部在企业服务器中加密存放,文档只能被有权限的用户接触到。权限有多种类型,如果设置为禁止拷贝,那么此文档将无法被拷贝或打印,也不能被保存在员工个人的计算机上。
  (二) 法院律师事务所文档集中存储,支持在线访问,协同办公
  律师行业出差去外地取证司空见惯,在出差路途中携带大量的文档易丢失不安全,并且很多案件都是律师间相互合作共同完成,快速追踪取证的进度才能保证案件处理的高效性,千万不能错过开庭审判日期。
  TeamDoc文档管理软件提供了一个文档共同编辑的平台,引领协同办公的潮流,促进高效办公。文档正在被哪些用户编辑,文档各个时期的历史版本,文档被哪些用户查看过。
  (三) 文档清晰分类,检索方便
  法院和律师事务所通常会保留多年前案件的诉讼证据和相关文档,日积月累,必然产生无数多的文档,合理的分门别类管理很重要。
  TeamDoc文档管理软件建立中央文档信息库,所有文档及数据集中存储管理,为企业文档、知识、经验的积累和统一管理提供保障。用户可通过互联网随时随地安全存储和访问文档,创建、控制、访问、追踪并管理文档,迅速查找和搜索文档,充分运用全事务所范围内知识资源的高级搜索、获取和汇总。
  法院和律师事务所应该尽快建立起文档管理系统,不断积累以往的经验和知识,向客户提供更高水准的服务。